На какие вопросы надо ответить, прежде чем заняться внедрением новой технологии управления

Готовы ли сами управленцы внедрять что-то новое, чтобы добиться повышения эффективности системы управления? Например, отказаться от традиционной системы бюджетирования и перейти на процессно- ориентирование бюджетирование?

В частности, новые требования к менеджменту включают следующие аспекты:

• Удовлетворённость потребителей, клиентов и заказчиков должна рассматриваться как высший приоритет деятельности организации;
• Ключевые факторы успеха – эффективность затрат, тотальное управление качеством, инновационные технологии, своевременность поставок и обслуживания готовой продукции – залог успешного функционирования фирмы и повышения её конкурентоспособности;
• Необходим полный и всесторонний анализ цепочки создания стоимости;
• Непрерывные улучшения (кайдзен) позволят фирме приблизиться к идеалу в управлении;
• Необходимо делегирование полномочий широкому кругу специалистов, вовлечение работников самого разного уровня в процесс управления;
• Необходимо исключать операций, не создающих стоимость (например, ненужные внутрицеховые перемещения можно исключить за счёт оптимального размещения производственного оборудования);
• Процессно-ориентированное управление затратами (АВС-костинг, АВВ-бюджетирование, АВМ-менеджмент) позволяют более точно оценивать косвенные производственные затраты и анализировать бизнес-процессы. Новые приоритеты заставляют менеджеров отвечать на вопрос: «Знают ли они элементы создания стоимости на своём предприятии?

Наконец, менеджерам надо ответить на следующие вопросы:

• А был ли проведён инвестиционный анализ проекта внедрения?
• Были ли согласованы сроки внедрения проекта?
• Достаточно ли у фирмы временных, финансовых, людских ресурсов?
• Чётко ли представляют менеджеры результаты внедрения?

Внедрение современных управленческих технологий – будь то процессно-ориентированное бюджетирование или управление по отклонениям- требуют внедрения компьютерных технологий.

Прежде, чем выбирать ту или иную программу, чтобы в дальнейшем не было мучительно обидно за безвозвратно потерянные деньги, надо провести инвестиционный анализ, который принято называть Cost Benefit Analysis (CBA) или, по-русски, анализ «Затраты-Выгоды». Он включает в себя несколько этапов.

В первую очередь, необходимо проанализировать затраты на внедрение новой программы, которые должны быть разбиты на несколько категорий:

Одноразовые - стоимость лицензий на программное обеспечение, а также услуг по их настройке; стоимость компьютеров, принтеров, серверов, коммуникационного, офисного оборудования и т.д., а также затраты на их модернизацию, установку и настройку; стоимость обучения персонала; компенсация сотрудникам; стоимость работ по предпроектному анализу и управлению проектом; стоимость набора новых сотрудников увеличения их загрузки, вызванной участием в команде; стоимость работ по обеспечению условий, необходимых для функционирования оборудования.

Многоразовые - стоимость обновлений (доработок) и обращений в службу поддержки; стоимость обращений в службу поддержки, ремонта оборудования, приобретения расходных материалов и т. д., а также страховые, лизинговые и прочие платежи; расходы на оплату работы IT-персонала; расходы на удержание старых и набор новых сотрудников; расходы на оплату аренды, электроэнергии, охранных услуг, страховки и т. д.

Наконец, при проведении анализа «затраты-выгоды» необходимо оценить и те преимущества, которые даёт новое программное обеспечение.

Некоторые эти преимущества поддаются стоимостной оценке, некоторые – нет.